MANUAL MICROSOFT OFFICE

MICROSOFT OFFICE

 

Microsoft Office
 
Desarrollador
 
Información general
Lanzamiento inicial 1990
Última versión estable 2010 (Compilación 14.0.5128.5000)
26 de octubre de 2010; hace 6 meses (2010-10-26)
Género Suite Ofimática
Escrito en C++, C-sharp
Sistema operativo Microsoft Windows
Plataforma Multiplataforma
Licencia Propietario / Microsoft CLUF (EULA)
Idiomas 35+
En español  
Soporte técnico
Todas las versiones de la suite ofimática Microsoft Office reciben un grado variable de soporte, bajo la directiva de Ciclo de vida de soporte técnico de Microsoft (info)
Véase: Ciclo de vida de los productos

 

Microsoft Office: Mac
Desarrollador
Microsoft
Página principal de Office para Mac
Información general
Lanzamiento inicial 1989
Última versión estable 2011 (Versión 14.0.0)
26 de octubre de 2010; hace 6 meses (2010-10-26)
Género Suite Ofimática
Escrito en C++, Carbon
Sistema operativo Mac OS
Plataforma Multiplataforma
Licencia Propietario / Microsoft CLUF (EULA)
En español  
Soporte técnico
Todas las versiones de la suite ofimática Microsoft Office reciben un grado variable de soporte, bajo la directiva de Ciclo de vida de soporte técnico de Microsoft (info)
Véase: Ciclo de vida de los productos

Microsoft Office es una suite de oficina que abarca e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS X. Microsoft Office fue lanzado por Microsoft en 1989 para Apple Macintosh,[1] más tarde seguido por una versión para Windows, en 1990.[2] La primera versión de Office contenía Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Además, una versión “Pro” (profesional) de Office incluía Microsoft Access y Schedule Plus. Con el tiempo, las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente y de forma más estrecha con características compartidas, como un corrector ortográfico común, la integración de datos OLE y el lenguaje de secuencias de comandos de Microsoft, Visual Basic para aplicaciones. Microsoft también posiciona Office como una plataforma de desarrollo para software de línea de negocios, bajo la marca de Office Business Applications (aplicaciones empresariales de Office u OBA por sus siglas en inglés).

La suite usó desde 1997 hasta 2003 un grupo de formatos conocido como 97-2003 o 98-2004. En los años 2007 y 2008 con la introducción de Office 2007 y Office 2008, se crearon un nuevo grupo de formatos denominados Office Open XML (docx, xlsx, pptx), los cuales se mantienen en las más recientes versiones de la suite, Office 2010 y Office 2011 para Mac.

De acuerdo con Forrester Research, a Junio de 2009 las diferentes versiones de Microsoft Office son usadas por más del 80% de las empresas alrededor del mundo. La última versión (Office 2007/Office 2008) ocupa el 80% de las instalaciones. Actualmente, el paquete ofimático de Microsoft afronta una fuerte competencia por parte OpenOffice.org, IBM Lotus Symphony, Google Docs e IWork.

BREVE HISTORIA  DE OFFICE

Office hizo su aparición en 1989 en un Mac, y más adelante en Windows en 1990. El término fue inicialmente usado en marketing para vender un set de aplicaciones, que previamente se vendían separadamente. El principal argumento de venta era que comprar el paquete completo resultaba más barato que comprar cada aplicación por separado. La primera versión de Office contenía las aplicaciones Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Adicionalmente, una llamada “versión profesional” de Office incluía también Microsoft Access y Schedule Plus.

Con el transcurso de los años las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente desde un punto de vista técnico, incluso comparten funcionalidades, tales como: corrector ortográfico común, un integrador de datos OLE y el lenguaje de scripts de Visual Basic para Aplicaciones. Microsoft también posiciona a Office como una plataforma de desarrollo para la línea de software para negocios.

Las versiones actuales son Office 2010 para Windows, lanzada el 15 de abril de 2010 y Office 2011 para Mac. Office 2010, anunciado el 15 de abril de 2010 fue liberado el 15 de Abril de 2010 para negocios a través de los canales de MSDN. Una nueva interfaz de usuario y un nuevo formato de archivo primario basado en XML (llamado OpenXML) caracterizan esta versión.

Este paquete como tal es, probablemente, el más antiguo y de mayores prestaciones.[cita requerida] Hay quienes creen que es uno de los mejores productos conjuntos (set) de microsoft, y desde hace más de 10 años es el más popular.[cita requerida] El iWork de Mac es un rival para ese paquete propietario.

Microsoft siguió con Office la estela del paquete Lisa Office System de Apple que ya en 1983 ofrecía procesador de texto y hoja de cálculo entre sus siete aplicaciones, bajo un sistema operativo con ventanas, escritorio y papelera, 12 años antes del Windows 95.

La última versión RTM, llamada Office 2010 ó también llamada Office 14, se lanzó al mercado el 15 de junio de 2010, dicha versión es la compilación 14.0.4760.1000, la cual se encuentra disponible en 35 idiomas.

PROGRAMAS DE OFFICE

 

WORD

Microsoft Word es el procesador de textos de la suite. Word posee una posición dominante en el mercado de los procesadores de texto. Su formato propietario DOC es considerado un estándar de facto, aunque en su más reciente versión, Word 2007 utiliza un nuevo formato basado en XML llamado .DOCX, pero también tiene la capacidad de guardar y abrir documentos en el formato DOC. Word está también incluido en algunas versiones de Microsoft Works. Está disponible para las plataformas Microsoft Windows y Mac OS. La primera versión de Word, liberada en 1983, fue para el sistema operativo MS-DOS y tuvo la distinción de introducir en el uso del mouse a una gran cantidad de personas. Word 1.0 podía ser comprado con un mouse, aunque era opcional. La siguiente primavera, Apple lanzó el Mac, y Microsoft desarrolló Word para Mac, el cual se convirtió en la aplicación más popular para este sistema. Requería (como todas las aplicaciones para Mac) la utilización de un ratón.

Extensiones comunes: .doc (Word 97-2003), .docx (Word 2007-2010), .dot, rtf (todas).

HERRAMIENTAS DE WORD

ORTOGRAFÍA Y SINONIMOS: corrección y búsqueda de sinónimos.

CONTADOR DE PALABRAS Y PERSDONALIZACIÓN DEL DICCIONARIO: es una parte más profunda del diccionario que permite la adición de palabras desconocidas para él.

PROTECCIÓN DE DOCUMENTOS: siempre será necesario proteger los documentos importantes de cualquier cambio.

CONVINACIÓN DE CORRESPONDENCIA: para la elaboración de cartas o etiquetas con contenido original pero destinatarios diferentes esta es la herramienta ideal.

IMÁGENES EN SOBRES Y ETIQUETAS: creación de etiquetas y sobres con diseños hechos en paint.net.

CONVERSIÓN DE TABLAS A TEXTO/CONTROL DE CAMBIOS: el control de cambios notificara cuando y quien cambio parte editada con marcas especiales.

EXCEL

Microsoft Excel es un programa de hoja o planilla de cálculo. Al igual que Microsoft Word, posee actualmente un mercado dominante. Fue originalmente el más fuerte competidor del entonces popular Lotus 1-2-3, y en tercera posición estuvo Quattro Pro; pero eventualmente Excel se vendió más, se popularizó y se convirtió en el estándar de facto. Está disponible para plataformas Windows y Macintosh.[cita requerida]

Extensiones comunes: .xls (Excel 97-2003), .xlsx (Excel 2007-2010)

HERRAMIENTAS DE EXCEL

 

La Barra de Herramientas Estándar
 

 

La mayor parte de los botones de Excel en la Barra Estándar, son verdaderamente estándar. Verá a los mismos botones en otros programas de Microsoft, como por ejemplo en Word. No obstante esto, hay algunas diferencias en la manera en que los botones funcionan, lo que podría causar problemas.   

Clic en un botón en la imagen de la Barra Estándar de arriba. Aparecerá una corta explicación sobre lo que hace ese botón, en una ventana por separado. Puede cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas o puede usar el botón Siguiente, en la nueva ventana, para ir en orden a través de todos los botones.

 

La Barra de Formato

 

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato  funcionan como se espera.   

Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.    

Clic en un botón en la imagen de la Barra de Formato de arriba. En una ventana separada, aparecerá una corta explicación de que es lo que hace el botón. Puede ir hacia adelante y atrás, entre las ventanas, o puede usar al botón Siguiente en la nueva ventana, para ir en orden a través de todos los botones.   

La Barra Fórmula

Para  ayudar a que la vida siga siendo confusa, el término Barra Fórmula, es usado tanto para significar toda la barra que se ve debajo de la barra de herramientas Formato, como también para el cuadro de texto a la derecha, que exhibe lo que contiene la celda seleccionada.    
Los botones en Excel 97/2000 son algo diferentes:

Clic en cada parte de la Barra Fórmula de la imagen de arriba. Aparecerá en una ventana separada una corta explicación sobre la función de esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas, o puede usar el botón Siguiente, en la nueva ventana para ir en orden a través de todos los botones.

La Barra de Estado

 

La Barra de Estado está bastante escondida al fondo de la ventana.  Se ve muy vacía la mayor parte del tiempo. Su función es de mantenerlo informado sobre que es lo que está sucediendo – y cual es el estado. 

La parte izquierda de los mensajes se refiere a que es lo que está sucediendo. Los indicadores de Modo, muestran las características especiales que han sido activadas. 

Clic en cada parte de la Barra de Estado de la imagen de arriba. En una ventana separada, aparecerá una corta explicación sobre que es lo que hace esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrás entre las ventanas, o puede usar el botón Siguiente en la nueva ventana para ir en orden a través de todos los botones.

POWER POINT

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.

Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigación, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor.

Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los parrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt.

Podemos también insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del curso.

Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cuáles son los elementos básicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc, para familiarizarnos con el entorno.

Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear presentaciones en el siguiente tema.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre él e arrancará el programa. En tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre él e arrancará el programa.

Iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.

LAS BARRAS DE POWERPOINT

 

 

Barra de titulo

 

 

 

 

Barra de menús

 

 

 

 

Barra de herramientas

 

Barra de formato

 

 

 

 

 

Barra de desplazamiento

 

                                          Cuadro de desplazamiento

 

Barra de estado

 

 

CREAR UNA PRESENTACIÓN

 

 

A continuación veremos cómo crear una Presentación en blanco, esta opción se suele utilizar cuando la persona que genera la presentación sabe manejar bien el programa y también cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades

Para crear una presentación en blanco sigue estos pasos:

  1. En el Panel de Tareas de la sección Nuevo selecciona la opción Presentación en Blanco.
  2. Si el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas.

 

Así es como te puede quedar una presentación en blanco. Tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo.

A partir de ahí tendremos que dar contenido a las diapositivas, añadir las diapositivas que hagan falta y todo lo demás.

Puede que tengas configurado PowerPoint para que automáticamente se abra la sección Aplicar diseño de diapositiva para que puedas asignar a la nueva diapositiva uno de los diseños predefinidos.

GUARDAR UNA PRESENTACIÓN

A continuación veremos cómo guardar una presentación. Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentación para que en el caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles.

Para guardar una presentación podemos ir al menú Archivo y seleccionar la opción Guardar o también se puede hacer con el botón .

Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana similar a la que mostramos a continuación.

De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación.

También podemos crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se creará dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en.
Después en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la presentación y por último pulsaremos en el botón Guardar.

Si por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 95, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable.

Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentación se guardará la presentación con la extensión ppt.

Si no es la primera vez que guardamos la presentación y pulsamos en el botón de guardar de la barra de herramientas o seleccionamos la opción Guardar del menú Archivo no nos aparecerá la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardará los cambios sin preguntar.

 

TRABAJAR CON DIAPOSITIVAS

Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuación veremos paso a paso cómo podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad.

Insertar una nueva diapositiva: Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación.

Puedes añadir una diapositiva de varias formas:

  • Pulsa en el botón que se encuentra en la barra de Formato.
  • Puedes hacerlo también a través de la barra de menús seleccionando el menú Insertar y después seleccionando la opción Nueva diapositiva
  • bien puedes hacerlo a través de las teclas Ctrl + M .

Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva después de esta.

Para acabar la inserción de la diapositiva tendrás que seleccionar qué diseño quieres que tenga la nueva diapositiva y para ello tendrás que hacer clic sobre el diseño que quieras del Panel de tareas.

Como puedes apreciar en la imagen de la derecha puedes elegir una diapositiva para introducir texto y además con un formato determinado, o puedes elegir una diapositiva en blanco para añadirle lo que quieras o con objetos.

Copiar una diapositiva: Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de diapositiva del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde quieres copiar la diapositiva.
Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias formas:

  • Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón copiar que se encuentra en la barra estándar. Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulsa el botón pegar
  • También puedes hacerlo desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Copiar. Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y desplegando el menú Edición, seleccionar la opción Pegar.
  • Si prefieres utilizar el menú contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar con el botón derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco negro).

Cuando se despliegue el menú contextual selecciona la opción copiar. Después haz clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar. Por último selecciona del menú contextual la opción pegar.

[Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú contextual para copiar y pegar utiliza las teclas Ctrl + C (copiar) y Ctrl + V (pegar).]

DUPLICAR UNA DIAPOSITIVA

Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedo copiar la diapositiva en otra presentación.

Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:

  • Hazlo desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Duplicar diapositiva.
  • Otra forma es utilizando el menú contextual.
  • bien utilizando la combinación de teclas Ctrl + Alt + D

 

 

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